Redactie - 24 / Oct / 2019

Hoe je meer uit je meeting kunt halen

Meetings, velen hebben er structureel een paar op een dag. Hoe zorg je er dan voor dat je het meeste uit jouw meeting haalt?

Hoe je meer uit je meeting kunt halen
#TipVanDeWeek

Vergaderingen en meetings, velen van ons houden er structureel een paar op een dag. Er wordt hier veel tijd aan besteed terwijl het niet altijd de juiste uitkomsten geeft. Vele meetings worden weer vervolgd door andere meetings, waar weer hele nieuwe afspraken ontstaan. Deze afspraken moet je weer bespreken in een volgende meeting. En zo gaat het riedeltje door…

 

Het komt vaak genoeg voor dat je jezelf afvraagt of het nou echt nodig was om die meeting in te plannen of dat het belangrijk was dat jij erbij was. Maar zo’n meeting kan je ook een stuk leuker en interessanter maken. Er zijn namelijk verschillende manieren waarbij je meer uit die ene meeting kunt halen.

 

Een positieve start

Het klinkt misschien als iets kleins en onbenulligs, maar het is toch een stuk fijner om een meeting positief te beginnen? We snappen dat je vaak bij een meeting met de zwaardere lading wilt beginnen, zodat iedereen er vanaf is en het maar zo snel mogelijk geregeld kan worden. Maar dan begin je al vaak met veel gezeur wat de hele meeting lang zal door sudderen. Daarom een kleine tip: vraag eens aan iedereen van de meeting om in een paar seconde iets positiefs te vertellen over wat zij hebben meegemaakt. Dit kan werk gerelateerd zijn of juist op sociaal vlak. Je creëert op die manier een luchtige sfeer waar iedereen zich op zijn of haar gemak gaat voelen. 

 

Plaatjes kijken

In Amerika wordt het al volop gedaan en het waait zo langzaam maar zeker over naar Nederland: het versterken van je meeting met visualisaties. Denk aan ideeën, strategieën en processen, het kan allemaal uitgetekend worden. Het zorgt dan juist voor een creatief en effectief resultaat. Mensen onthouden ook meer wanneer ze iets voor zich zien, dan dat ze lappen tekst moeten gaan lezen.

 

Is een vergadertafel wel echt nodig?

Als je toch met het visualiseren bezig bent, kan je ook gaan kijken of die tafel in het midden van de kamer écht nodig is. Het is inderdaad handig om er jouw koffie en laptop op te zetten, maar verder wordt het niet heel veel gebruikt. Je zorgt er op die manier voor dat mensen zich vrijer kunnen bewegen en niet vastgeroest zitten op die ene positie. Je krijgt op die manier de mensen ook letterlijk en figuurlijk dicht bij elkaar. Een kleine kring met stoelen werkt beter, dan dat je diagonaal met twintig mensen tegenover elkaar aan tafel zit.

 

De echte vergaderaars overleggen zelfs staand. Je kan namelijk heel goed aan de lichamelijke beweging zien wat iemand van iets vindt. Dit zorgt er dan weer voor dat er sneller beslissingen genomen kunnen worden en de meeting een stuk korter wordt.

 

Las wat meer pauzes in

Ja zult vast denken ‘daar heb ik toch geen tijd voor?’, maar door het inlassen van een pauze, zorg je ervoor dat iedereen weer even fris terugkomt. Het is goed voor de flow van de vergadering omdat het toch wat relaxter vergadert. Al is het maar even de benen strekken, je zorgt ervoor dat iedereen zijn mindset even reset en wat meer zuurstof tot zijn of haar hersenen krijgt. Hierdoor hou je de sfeer goed wat weer fijn is voor de onderlinge samenwerking.

 

Plan het goed in

Wanneer jij degene bent die de meetings inplant, zorg er dan voor dat het op het juiste tijdstip wordt gedaan waarbij jouw collega’s het meest effectief zijn. Begin bijvoorbeeld niet meteen om negen uur ’s ochtends. Veel mensen vinden het namelijk fijn om hun dag te beginnen met wat mails te beantwoorden en de meeting voor te bereiden. Aan het einde van de middag kan je bepaalde meetings inzetten. Dit zijn meetings die niet vaak voorkomen, maar waarbij wel veel belangrijke informatie vrijkomt. Medewerkers kunnen op die manier ‘uit kijken’ naar zulke bijeenkomsten.

 

Houdt de bijeenkomsten ook niet te lang, maximaal een uur waarbij je minimaal vijf minuten pauze houdt. Wanneer je erachter komt dat alles is besproken, komt het vaak voor dat sommigen de neiging hebben om ongerelateerde zaken te bespreken waardoor de meeting weer kan uitlopen. Daarom, sluit de meeting af wanneer het doel bereikt is zodat iedereen weer aan zijn of haar eigen werk kan beginnen.

Laat een reactie achter

What are your experiences? Read or write a review here.

*Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

* Verplichte velden

Recente artikelen

Het laatste nieuws op ons blog

  • Pubergedrag: hoe ga je hier als ouder mee om?
    21 / Apr / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Pubergedrag: hoe ga je hier als ouder mee om?

  • Positief opvoeden: dat moet toch niet zo moeilijk zijn?
    21 / Apr / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Positief opvoeden: dat moet toch niet zo moeilijk zijn?

  • Online solliciteren: Jezelf presenteren doe je zo
    17 / Apr / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Online solliciteren: Jezelf presenteren doe je zo

  • Fit blijven tijdens de coronatijd
    15 / Apr / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Fit blijven tijdens de coronatijd

  • Mediteren voor beginners
    06 / Apr / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Mediteren voor beginners

  • Het coronavirus en het ouderschapsplan
    03 / Apr / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Het coronavirus en het ouderschapsplan

  • Hoe maak je het uit met een vriendschap?
    25 / Mar / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Hoe maak je het uit met een vriendschap?

  • Tips: Hoe ga je thuis om met het coronavirus?
    23 / Mar / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Tips: Hoe ga je thuis om met het coronavirus?

  • Het coronavirus zorgt voor meer huiselijk geweld
    20 / Mar / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Het coronavirus zorgt voor meer huiselijk geweld

  • Afstand nemen van je ex als je kinderen hebt: kan dat?
    19 / Mar / 2020

    Redactie - 24 / Oct / 2019

    Afstand nemen van je ex als je kinderen hebt: kan dat?

Inloggen

Wachtwoord vergeten?

  • Al je orders en retouren op één plek
  • Het bestelproces gaat nog sneller
  • Je winkelwagen is altijd en overal opgeslagen
Door het gebruiken van onze website, ga je akkoord met het gebruik van cookies om onze website te verbeteren. Dit bericht verbergenMeer over cookies »